1日を31時間にする魔法……無駄を7時間カットして有意義な時間を過ごす④【フリーライター60日目】
さて、2015年もあと26時間くらいになってしまいました！
24タイムマネジメントの見直しも、最終章ですヾ(*･∀･*)ﾉﾞ
今回の記事のあらすじ
⑱まとめ：新しくアイディアを出すのと、思いついたことを思い出す作業はまったく別物。思い出す作業の無駄を省くため、メモを常備すべし！
⑲まとめ：不要なメールを読む無駄時間を省くための設定をすべし！
⑳「あらま、できちゃったよ」に限って後回ししている！ま、5分やっても嫌だったらやめとけばいいし。ね。」
21.まとめ：「ない、ない、あれ？」は時間の無駄！探しやすくする工夫をすべし。
22.些細な手伝いがその後の人間関係も仕事効率も変える！
23.今日の「こうすればよかったなぁ」を、明日の「こうしてよかった」につなげるべし！
24.休憩は先行投資！みんな休もう、ちゃんと、休もうっ！
⑱メモをとって、ひとつのことに集中する
やるべきタスクはメモしておきます。あるタスクを思い出そうとするとき、ひとつのタスクにつき何秒か（またはなかなか思い出せないときは何分か）を使います。メモしておけば、タスクを思い出すための時間そのものがなくなります。
そう！「えーなんかさっきいいこと思いついたのになぁ」と考えてる時間が無駄！しかも結局思い出せないことが多いという……。
ペンのインクがなくなったときにメモしておけば、帰る前にメモを見直して、買い忘れることがなくなりますね。次ペンを使うとき、「あっ、インクないんだった！」ってなったときに、買いに行ったり買いに行くかを迷ったりする時間の無駄遣いをすることがなくなます。
メモノート、カバンの外側にある小さいポケットに、ペンとともに入れて、いつでもメモできるようにしておこう。仕事中はもちろん机の上に。
まとめ：新しくアイディアを出すのと、思いついたことを思い出す作業はまったく別物。思い出す作業の無駄を省くため、メモを常備すべし！
⑲情報量を減らして、必要な情報を探しやすくする
たとえば1通のメールをざっと読んで、削除するのに30秒かかったとします。必要でないメールを20通受け取り続ければ、1日で10分も無駄になります。10分のうちに、本来送らなければいけないメールの1〜2通は書けるかもしれません。
そう、時間がかかるし、本当に必要な情報が埋もれてしちゃうんだすよね。これは、ライター用のメールだけアプリで通知、読めるにするという対策をとっています。
まとめ：不要なメールを読む無駄時間を省くための設定をすべし！
⑳ネガティブな発想をやめて、先延ばしを防ぐ
なるべくポジティブな考え方をすることです。難しい仕事に、ｓぉんｎ対して、「自分にはできない」「時間がかかりそう」と自己暗示をかければ、それだけ生産性は低くなります。
「やりたくないこと」を後回しにしてしまう癖があります。「時間がかかるからまとまった時間が取れたときに」など何かしら理由をつけて先延ばしにしてしまいます。きっとやってみると、10分、15分で終わるかもしれないことなんですよね。「ま、実は大して時間かからないことなんでしょ。5分で終わらなかったらやめよー」とポジティブに、あっけらかんと始めてしまえば、5分を言わず、きっちり終わるまで続けるものなんですよね。そして、意外なほどあっけなく終わるんですよね。
「なんだ、できちゃったよ」という感覚を、次の「やりたくないこと」が出てきたときに思い出したいです。
まとめ：「あらま、できちゃったよ」に限って後回ししている！ま、5分やっても嫌だったらやめとけばいいし。ね。」
21.ファイリングを工夫して、情報を探す手間を省く
資料が溢れかえっているときは、ファイリングの工夫が必要です。紙媒体の資料は、ウェブ媒体のように検索ができません。上手にファイリングしないと、本来は2分で探せるファイルに30分ほどかかることもあります。
わたし、ファイルの整理がほんっとに苦手なんです。探し物している時間、ほんっと無駄ですよね。
まずは記事を参考に、ファイリングをうまくやっていこうヾ(*･∀･*)ﾉﾞ
ファイリングの例として毎日使うファイルは「進行中ファイル」、打ち合わせのメモなどは「プロジェクト別」など、ファイル名がぱっと見てわかるような工夫をします。
タスクを完了させるごとに不要なファイルが発生しやすいので、月に2〜3回書類の整理を行います。
なるほど。
①業務別資料を透明なクリアファイルに、クライアントのチェック待ちを赤いクリアファイルに入れて、クライアント名とタスク番号(ガントチャートにまとめた案件ごとにつけています。)を書いておこう。
②必要ない資料も探す対象に入れるのはナンセンス。もう要らない資料やファイルがないかをチェックしよう。
まずは探しやすくする工夫からですね。
まとめ：「ない、ない、あれ？」は時間の無駄！探しやすくする工夫をすべし。
22.相手を助けて、イライラする時間を減らす
仕事のパートナーを助けることも効率に影響します。助け合った相手とは、お互いに気分よく仕事できるからです。
精一杯仕事したり、相談したり、協力し合ったりするというのは、仕事をスムーズにこなして行くには大事なことですよね。上司のほうから助け舟を出してもらえると、今後の相談もしやすいと思います。
まぁ、いまはぼっちライターですが、会社で働いていたときはすごく感じましたね。
先輩や上司のみなさん、一言でいいです。後輩や新人はあなたの「なんか手伝うことある？」と聞いてあげてください！今後「もっと早く相談しろよ」のイライラをなくす先行投資になるかもしれません。
「後輩が相談してくるのは当たり前だろ、甘えんな」はぁーいはい。
まとめ：些細な手伝いがその後の人間関係も仕事効率も変える！
23.失敗を振り返って、時間の無駄を洗い出す
忙しければ忙しいほど、「次は失敗しないようにがんばろ、次、次」と進み続けますが、進む先は本当に前でしょうか？また同じ失敗に向けて逆戻りする方向を向いていないでしょうか。
失敗を振り返ることで苦手分野もわかります。苦手なタスクに余計な時間をかけない手段を考えられます。
失敗を振り返って、無駄なタスクや「もっと相談しておけば修正に時間かけずにすんだのに」という反省を洗い出します。また、苦手なタスクや時間がかかるタスクを知り、そのタスクを行うときは先輩や上司に相談を持ちかけるなどの対策をしていくのがいいです。
納期が間に合わない、契約が破談になる、それらだけが失敗ではありません。今日「こうすればよかったなぁ」と思ったことも失敗のひとつです。小さな失敗を反省、小さな反省を小さな成功、小さな成功を大きな成果に変えていきたいと思います。
まとめ：今日の「こうすればよかったなぁ」を、明日の「こうしてよかった」につなげるべし！
24.身体の調子に従い、エネルギーを使い過ぎない
一日のうちで何回かは休憩を挟み、エネルギーを蓄えていきます。45分仕事をしたら15分休憩を取るなど、休憩時間を必ず入れていきます。
睡眠と休憩時間は本当に大事です。
わたしは、
・12:30～7:20 睡眠
・53分作業→7分休憩(5分ストレッチ・2分ずっと目を閉じる)をタイマーで確保。
を毎日とるようにしています。そのおかげか、「今日眠くてもう仕事できんわぁー」って思ったことがほとんどありません。
休憩はとる必要がるとわかっていても、お昼をデスクで済ませなければならない状況の人もいると思います。だからこそ、1～2時間に5分は、タイマーやリマインダーを利用してでも休憩してください。5分の先行投資で、その後の効率ややる気が変わってくるかもしれません！
まとめ：休憩は先行投資！みんな休もう、ちゃんと、休もうっ！
24項目のタイムマネジメント、いっぱい参考にさせていただきました。まだまだ無駄時間がいっぱいあったんだなぁーと実感しております。
2016年は、無駄時間なしの充実した1年にするぞーっヾ(*･∀･*)ﾉﾞ
