1日を31時間にする魔法……無駄を7時間カットして有意義な時間を過ごす③【フリーライター60日目】
さぁ、前回に引き続き、2016年の時間管理を見直していきまーすヾ(*･∀･*)ﾉﾞ
もちろん、
こちらの記事を参考に進めさせていただきます。
この記事のあらすじ
⑪その作業に割く明確な時間を決めて、手帳に書き込むべし。
⑫できないときはできないと伝える。ただし、お互いの状況を把握してから！
⑬きたむらはぼっち。
⑭時間の無駄遣いにやめるには、まず気づくことから！
⑮マルチタスクになっちゃう可能性があるものは目の前から消してしまうべし。
⑯5分、10分でできることがある！隙間時間で細かいタスクや雑用をするべし！
⑰自分の完璧＝ベストじゃない！完璧にこだわる時間を、上司への報告・相談の時間にするべし！
⑪自分なりのルーティーンで無駄なエネルギーを使わない。
一日のうちで「何をいつするのか」を決めた方が、無駄なエネルギーを使わずにすみます。タスクを終えたとき、次の行動を考えなくてよいからです。
たしかに、ルーティーン作ってよかったなと思います。フリーランスだからこそ、時間管理はしっかりしないと、「明日でいいや」とか「もうちょっと寝ても大丈夫」と、だらだらしてしまいます。
「仕事があるからやる」という理由付けでは、「あとでもいい」という怠惰につながります。子どものころ、何も考えずチャイムが鳴ったら席に着いたように、6時半になったら塾に向かうため家を出たように、時間割が大事です。
10:00～仕事で、それまでにタスクを手帳の時間軸にまとめるとあいまいに考えていたときは、10:00にオフィスに着ければいいやと、手帳タイムをおろそかにしてしまっていました。
でも、「9:00～ 手帳を書く」とあえて時間軸に書き込むことで、9:00にはオフィスに着き、コーヒーを飲みながら昨日の出来事を手帳にまとめ、今日のタスクの書き出し、時間軸へのタスクの書き込み、ガントチャートでのスケジュール調整することができるようになりました！
まとめ：その作業に割く明確な時間を決めて、手帳に書き込むべし。
⑫頼みごとを断って、重要なタスクを優先する
はい、「No」と言えなイエスマン日本人みんな苦手なやつですね。
仕事を断る勇気も必要です。頼まれ仕事ばかり行っていては、タスクが積み重なり時間がいくらあっても足りません。
たたたたた確かにそのとおり。
でも、フリーライターはいつ仕事がもらえるかわからないから、すぐ仕事に飛びついてしまうのです。特に、初めてのクライアントさんだと「断ったらもうお仕事もらえないかも……」と不安になっちゃうんですね。
アサーティブな断り方の例：
NG：今は忙しいので無理です。
OK：たとえば何時までに必要な書類ですか？ 本日は手一杯ですが、明日の早朝までで間に合いますでしょうか。
なるほど、新しい締め切りを提案すれば、「お仕事は請けたいんですけど……っ」という気持ちが伝わって、角が立たないですね。
「まだ具体的な要項が固まっていないので、締め切りはもっと先です。お仕事請けてもらえるかだけ確認したかったので」と言ってもらえたら、万々歳です。
どんなに忙しくても、お互い「いやー忙しいわー」って思っていても無意味。お互いの状況を把握し、妥協案や折衷案で落ち着けば、信頼関係も壊さずにすみますね。そして、ベストなタイミングでお仕事できれば、「時間がない！」と、今いただいているお仕事をやっつけで終わらせるなんてこともないですね。
まとめ：できないときはできないと伝える。ただし、お互いの状況を把握してから！
⑬会議の時間を見直して、やるべき仕事をする
会議……会議かぁ。ないなぁ。
まとめ：きたむらはぼっち。
⑭自分の弱点を見つけて、無駄なことをおさえる
「どの行動に時間がかかるのか」を理解して、無駄な行動を抑えていきます。
意識してみれば、「煙草休憩をたくさんとっている」「無駄なおしゃべりが多い」など、意外と時間の無駄遣いをしていることに気がつくはずです。仕事のテンポがよくなるまで、これらの無駄な行動を抑えてみます。
ふむふむ。これはタイムログをつける必要がありますね。
左側にかける時間予想、右側に実際かかった時間を書いて、タイムログをつけます(｀・ω・´)ｷﾘｯ かかる時間がはっきりすれば、タスクを入れすぎて「終わらーん(´･_･`)」なんてことをなくせるはずヾ(*･∀･*)ﾉﾞ#手帳ゆる友 pic.twitter.com/OOabvIGvZc
— きたむら@フリーライター (@y_kitamura_65) 2015, 12月 30わたしがいちばん時間の無駄を感じているのが、「オフィス2013は動作を停止しました」って画面が真っ白になってるタイムなんですが……自分が原因のタスクもいぱいあるでしょう。
お昼いつも13:00～14:00休憩にしているのですが、なぜか14:30～午後の仕事を始めてしまいます。2016年、ぴったり14:00から仕事を始められるように、お昼休憩中の無駄を見つけたいです。
まとめ：時間の無駄遣いにやめるには、まず気づくことから！
⑮複数のタスクを同時にせず、ひとつのタスクに集中する
「複雑なタスク同士を行き来するときに何秒間もかかる」という調査結果も出ています。1回タスクを変えるごとに3秒間かかるとしましょう。1日に100回タスクを変えるとしたら、およそ300秒のロスになります。
ま、マジですか……。
まぁ、マルチタスクできるほどのスペックがないのであまりやりませんが、やりたくなくてもマルチタスクになってしまう電話やメールは、機内モードで通知すら来ないようにしてやりました。
アプリ「こえタイマー」を使って、55分集中・5分休憩ヾ(*･∀･*)ﾉﾞ集中したいときは、「機内モード」にして、通知が一切来ないようにしています。55分たったら機内モード解除しているので、1時間以内には連絡を確認してます。お仕事には大きな支障は来たさないかな( ˙³˙)
— きたむら@フリーライター (@y_kitamura_65) 2015, 12月 23あと、マルチタスクせざるを得ない状況を作り出さないよう、タスクや確保できる時間調整も必要ですね。
まとめ：マルチタスクになっちゃう可能性があるものは目の前から消してしまうべし。
⑯仕事を細分化して隙間時間を有効に使う
たとえば1時間かかるメールの返信作業を細かく分けていきます。そして、アポイントメントの間にできた数分の隙間時間に返信していきます。
タスクの細分化はまだはっきりとはできていないのですが、1時間確保すべきタスクもあれば、10分空いたときでいいからやっておきたいタスクもありますよね。隙間時間を利用していろいろやりたいなぁーって思っています。
そこで、わたしは「5分空いたらやることリスト」を作っています。その場の仕事のこともありますが、
・手帳に、使ったお金を書き込む
・手帳に付箋を補充する
・いらないレシートを捨てる
などなど、わざわざ時間をとってやりたくはないけれどやらなきゃいけないことを付箋に書いてバーチカルに貼り、毎週動かすようにしています。
まとめ：5分、10分でできることがある！隙間時間で細かいタスクや雑用をするべし！
⑰完璧主義をやめて、生産性を高める
たとえば締切前に80点の出来栄えの資料が完成しました。100点にしようと悩み続けても、締切までに85点にしかならないかもしれません。その場合は資料を先に提出して、上司に助言を仰いだ方が無駄なく時間を使えます。
うーん、確かに。結局は上司やクライアントがOKを出した時点で100点になるのだから、自分が決めた100点(かんぺき)を目指すのはナンセンスですね。方針や枠組みが決まった時、具体的なサンプルを作ったときなど、上司やクライアントに確認するタイミングを作れると、最終的に100点のものを作り上げられるんですね。
ライターになったばかりのとき(今もかなりビギナーだけど)「こうすればいいかなぁ」と思って変更したところに対して、「ちゃんとわからないことは確認して」と言われ、さらに修正を全部していただいたことがありました。そのとき、わたしは彼に無駄な時間を与えてしまいました。ちゃんと相談して足並みをそろえていれば、どちらにも無駄な時間は発生しなかったでしょう。
上司やクライアントが求めるのは、「完璧」ではありません。彼らも正解がわからない中で、それでもベストなものを作り上げようとしているのです。お互いが足並みそろえて作り上げるのが、もっとも効率的かつスマートなんでしょう。
まとめ：自分の完璧＝ベストじゃない！完璧にこだわる時間を、上司への報告・相談の時間にするべし！
納得できることばっかりで、2016年をよくしていこうという気持ちもどんどん高まってきました！あと7項目もざざっと見直して、いい年越しを迎えたいものですヾ(*･∀･*)ﾉﾞ
